אוטומציה למרפאות שיניים: לצמצם אי הגעות ולפנות את המזכירה

במרפאת שיניים, כיסא ריק בשעה שהוקצתה לטיפול הוא לא סתם חור ביומן. זה זמן של רופא, של סייעת ושל חדר, שכולם כבר שולמו. לכן דווקא כאן אי הגעה כואבת יותר מכמעט בכל תחום אחר.

כמה עולה כיסא ריק

טיפול ממוצע במרפאה פרטית נע בין 400 ל-1,200 שקל. שתי אי הגעות בשבוע, בשווי 600 שקל כל אחת, זה 4,800 שקל בחודש. מרפאות שמודדות את זה לראשונה בדרך כלל מגלות מספר גבוה ממה שהעריכו.

איפה אוטומציה נכנסת

• תזכורת 24 שעות לפני ושוב בבוקר הטיפול, עם אישור הגעה בלחיצה.
• מענה אוטומטי לפניות שנכנסות אחרי שעות הפעילות, כולל קביעת תור.
• מעקב אחרי מטופלים שלא הגיעו, עם הצעה לקבוע מחדש באותו יום.
• תזכורות לטיפולי המשך ולבדיקות תקופתיות, שנשכחות כמעט תמיד.

הנקודה הרגישה: פרטיות

מידע רפואי הוא לא כמו הזמנת תור למספרה, וצריך להתייחס לזה ברצינות. הכלל שאנחנו עובדים לפיו: ההודעות האוטומטיות לא כוללות פרטים על הטיפול או על המצב הרפואי. תזכורת אומרת מתי התור ואצל מי, ותו לא. כל מה שמעבר לזה עובר לשיחה עם הצוות.

מה זה עושה למזכירה

הרבה מנהלי מרפאות חוששים שזה נועד להחליף את הקבלה. בפועל קורה ההפך. הקבלה מפסיקה לבזבז חצי יום על 'מתי התור שלי' ועל תיאומים חוזרים, ומתפנה למטופלים שעומדים מולה ולשיחות שבאמת דורשות אדם. זה שדרוג של התפקיד, לא ביטול שלו.

טיפולי המשך: הכסף שנשכח

מטופל שעשה סתימה וצריך לחזור בעוד חצי שנה לבדיקה כמעט תמיד לא חוזר מעצמו. רוב המרפאות לא עוקבות אחרי זה בכלל, כי זה דורש מישהו שיזכור לפתוח רשימה ולהתקשר. מערכת שמריצה את זה אוטומטית מייצרת זרם קבוע של תורים מתוך מטופלים קיימים, בלי שקל אחד של פרסום.

הקושי המיוחד של מרפאות

תוכנות ניהול מרפאה הן לרוב מערכות סגורות וישנות, ולא תמיד יש להן דרך נוחה להתחבר החוצה. זה לא חוסם, אבל זה משנה את אופן הבנייה. לפעמים החיבור נעשה דרך יומן נפרד שמסונכרן, ולפעמים דרך ייצוא מתוזמן. שווה לברר את זה מול הספק לפני שמתחייבים ללוח זמנים.

אם אתם מודדים אחוז אי הגעה במרפאה ואתם מעל 10 אחוז, יש שם כסף שאפשר להחזיר תוך חודש.