מתי העסק שלכם בשל לאוטומציה (ומתי מוקדם מדי)
ארבעה סימנים שהעסק בשל לאוטומציה: יש תהליך שחוזר לפחות עשר פעמים בשבוע באותה צורה, עונים על אותן שאלות שוב ושוב, יודעים ולא רק מרגישים שמפספסים פניות, ויש יותר ממערכת אחת שמישהו מעביר ביניהן מידע ביד. עדיף לחכות כשעוד לא ברור מי הלקוח, כשהתהליך משתנה כל שבועיים, או כשכמות הפניות קטנה מספיק לטיפול ידני. המבחן: אם אפשר לכתוב את התהליך בחמישה שלבים ושלושה אנשים בעסק היו כותבים את אותו דבר, הוא מוכן.
אני אומר לחלק מהפונים אלינו שעוד מוקדם להם. זה נשמע מוזר מספק אוטומציה, אבל להקים מערכת בעסק שעוד לא יודע מה התהליך שלו זה הדרך הבטוחה לבזבז כסף ולהתאכזב מהתחום.
ארבעה סימנים שאתם בשלים
- יש תהליך שחוזר על עצמו לפחות עשר פעמים בשבוע, באותה צורה.
- אתם או מישהו בצוות עונים על אותן שאלות שוב ושוב.
- אתם יודעים שאתם מפספסים פניות, ולא רק מרגישים.
- יש יותר ממערכת אחת, ומישהו מעביר ביניהן מידע ביד.
מתי עדיף לחכות
כשעוד לא ברור מי הלקוח ומה בדיוק מוכרים. כשהתהליך משתנה כל שבועיים כי אתם עוד מנסים דברים. וכשכמות הפניות כל כך קטנה שאפשר לטפל בהן ביד בלי מאמץ. בכל אלה, אוטומציה תנעל אתכם על תהליך שאתם עוד לא בטוחים בו.
מקרה הביניים הכי נפוץ
עסק שמפוצץ בעבודה, בלי תהליך מסודר, ובלי זמן לסדר אותו. פה הפיתוי הוא לקנות מערכת שתעשה סדר. זה לא עובד. מה שכן עובד: לבחור תהליך אחד קטן וברור, לאטמט רק אותו, ולתת לזה לפנות לכם את הזמן שבו תסדרו את הבא.
מבחן פשוט
אם אתם יכולים לכתוב על דף את התהליך בחמישה שלבים, ושלושה אנשים בעסק היו כותבים את אותו דבר, אתם מוכנים לאטמט אותו. אם לא, זה עוד לא תהליך, זו הרגלה של אנשים. תסדרו קודם.
גודל העסק פחות רלוונטי ממה שנדמה
עוסק פטור שעובד לבד יכול להיות בשל לגמרי, ועסק עם 12 עובדים יכול להיות לא בשל. מה שקובע זה חזרתיות, לא מחזור. מטפלת עצמאית עם 40 תורים בשבוע תרוויח מתזכורות יותר מחברה עם עשרה לקוחות גדולים ומורכבים.
מה לעשות אם עוד מוקדם
לא לשבת בחיבוק ידיים. תתחילו לאסוף נתונים: לרשום כל ליד במקום אחד, לתעד מאיפה הוא הגיע, ולסמן מה קרה איתו. בעוד שלושה חודשים יהיו לכם גם תהליך ברור וגם נתונים לבנות עליהם, וההקמה תהיה מהירה וזולה יותר. זה השלב שאנשים מדלגים עליו ואז משלמים עליו כפליים.
החדשות הטובות: רוב העסקים שחושבים שמוקדם להם דווקא בשלים לאוטומציה אחת קטנה. פשוט לא לזו שהם דמיינו.
שאלות נפוצות
- מתי עסק מוכן לאוטומציה?
- כשיש תהליך שחוזר לפחות עשר פעמים בשבוע באותה צורה, ושאפשר לכתוב אותו בחמישה שלבים שכל מי שעובד בעסק היה מסכים איתם.
- מתי עדיף לחכות?
- כשעוד לא ברור מי הלקוח ומה מוכרים, כשהתהליך משתנה כל שבועיים, וכשכמות הפניות קטנה מספיק לטפל בה ביד בלי מאמץ.
- גודל העסק משנה?
- פחות ממה שנדמה. מה שקובע הוא חזרתיות ולא מחזור. עצמאית עם 40 תורים בשבוע תרוויח מתזכורות יותר מחברה עם עשרה לקוחות גדולים ומורכבים.
- מה לעשות אם עוד מוקדם?
- להתחיל לאסוף נתונים: לרשום כל ליד במקום אחד, לתעד מאיפה הגיע ומה קרה איתו. בעוד שלושה חודשים ההקמה תהיה מהירה וזולה יותר.
להמשך קריאה
רוצים לדבר על הנושא הזה?
בואו נדבר ←