לחבר את יומן גוגל לוואטסאפ: איך זה עובד ולמה זה משנה

רוב העסקים כבר מנהלים יומן בגוגל, ורוב הלקוחות כבר כותבים בוואטסאפ. הפער בין שני הדברים האלה הוא בדיוק המקום שבו נשרפות שעות בחודש על תיאומים ידניים.

מה החיבור בעצם עושה

הוא נותן למערכת שמנהלת את שיחות הוואטסאפ הרשאה לקרוא את הזמינות שלכם ולכתוב אירועים ליומן. מרגע זה, כשלקוח שואל מתי אפשר, הוא מקבל שעות אמיתיות ופנויות. כשהוא בוחר, האירוע נרשם ביומן באותה שנייה.

הפרט הקריטי: זמן אמת

זה נשמע טכני אבל זה מה שמפריד בין מערכת שעובדת לבין כאב ראש חדש. אם המערכת עובדת על עותק ישן של היומן, שני לקוחות יכולים לקבל את אותה משבצת. חיבור נכון בודק זמינות ברגע ההצעה ונועל את המשבצת ברגע האישור.

מה עוד צריך להגדיר

• משך זמן לכל סוג שירות, כדי שהמערכת לא תציע חצי שעה למשהו שלוקח שעה.
• זמן חיץ בין פגישות, לנסיעות או לסידור החדר.
• שעות פעילות וימי סגירה, כולל חגים.
• כמה זמן מראש אפשר לקבוע, וכמה מאוחר מותר לבטל.

מה קורה כשהחיבור נופל

זו נקודה שכדאי לשאול עליה כל ספק. הרשאות של גוגל יכולות לפוג, ואם אף אחד לא שם לב, הבוט ממשיך לדבר עם לקוחות אבל מפסיק לרשום תורים. מערכת בנויה נכון מזהה את זה, מתריעה לכם מיד, ואומרת ללקוח שנחזור אליו לאישור במקום להעמיד פנים שהכל תקין.

כמה יומנים, וכמה אנשי צוות

בעסק עם כמה נותני שירות זה נעשה מעניין. אפשר להחזיק יומן נפרד לכל אחד ולתת ללקוח לבחור אצל מי, או יומן מאוחד שמשבץ למי שפנוי. הראשון מתאים כשללקוחות יש העדפה אישית, כמו במספרה. השני מתאים כשלא משנה מי מטפל, כמו במוקד שירות. לבחור לא נכון בהתחלה זה כאב ראש לתקן אחר כך.

מה עם יומן שכבר עמוס באירועים פרטיים

שאלה שעולה כמעט תמיד. הפתרון הוא יומן עבודה נפרד מהיומן האישי, ששניהם נבדקים לזמינות אבל רק לעסקי נכתבים תורים. ככה פגישת הורים בשלוש חוסמת את המשבצת, בלי שאף לקוח יראה מה כתוב שם.

החיבור הזה הוא לרוב האוטומציה הראשונה שכדאי להקים בעסק שעובד על תורים. כל השאר יושב עליו.